O método Diagile é um método de diagnóstico de processo e identificação de oportunidades de melhoria do Processo de Desenvolvimento de Produtos (PDP). O método tem como objetivo identificar disfunções (efeitos indesejados – EIs) relacionadas ao PDP e determinar os relacionamentos de causa e efeito entre elas, como o foco na definição e priorização de oportunidades de melhoria do processo.

O Diagile,cujo nome faz alusão às palavras Diagnóstico e Ágil, pode ser considerado como uma melhoria do método de construção de Árvore da Realidade Atual, incorporando atividades de gestão de projetos, o uso de roteiro de entrevista e uma fase que incentiva a busca de oportunidades de melhoria.

O Diagile é composto pelas seguintes fases: planejar diagnóstico, conhecer objeto de estudo, preparar roteiro de entrevista, realizar entrevistas, formular eis, associar eis, identificar oportunidades de melhoria, avaliar diagnóstico e priorizar projetos de melhoria. Para apoiar a execução dessas fases podem ser utilizados os seguintes artefatos: sugestão de roteiro de entrevista, lista de problemas recorrentes do PDP, árvore da realidade atual de referência do PDP, portfólio de projetos de melhoria do PDP e ferramenta de seleção de projetos de melhoria (SPM).

Descrição das fases do Diagile:

Planejar diagnóstico: Definição da equipe de entrevistadores, dos integrantes da organização que serão entrevistados, das datas das entrevistas, das reuniões que serão realizadas durante o projeto e os prazos para as entregas.

Conhecer processo alvo/empresa: Análise preliminar do processo a ser diagnosticado para que a equipe obtenha o embasamento necessário para a execução do diagnóstico. São levantadas informações sobre o processo em questão, principais atividades, sistemas utilizados, interface com outras áreas e dados sobre sua atuação no mercado.

Preparar roteiro de entrevistas: Preparação do roteiro das diversas entrevistas visando obter dos entrevistados de diversas áreas as informações necessárias para construção da ARA, ou seja, os efeitos indesejáveis ou problemas que perturbam o bom desempenho das atividades do processo estudado. As cinco dimensões do PDP que devem ser levadas em consideração são: estratégia, organização, atividades/informações, recursos e conhecimentos. Para auxiliar nessa fase pode ser utilizado o roteiro de entrevista padrão para o PDP.

Realizar entrevistas: As entrevistas devem ser realizadas com os diversos entrevistados por meio da aplicação do roteiro de entrevista. Essa é uma fase fundamental no método, pois é essa coleta de informações que viabiliza a identificação dos problemas organizacionais.

Formular dos efeitos indesejáveis (EIs): Identificação dos problemas que vêm ocorrendo na organização a partir das informações coletadas nas entrevistas e formulação de uma descrição sucinta para cada efeito indesejável. Essa etapa é uma das mais trabalhosas do projeto e exige grande esforço dos envolvidos, pois caso os EIs sejam mal formulados toda a estrutura da ARA ficará comprometida. Para auxiliar essa fase pode ser utilizado um segundo artefato do Diagile: uma lista de EIs recorrentes do PDP

Associar efeitos indesejáveis (EIs): Com os EIs já formulados, deve-se começar a associá-los por meio de ligações de causa e efeito. Os EIs devem ser ligados seguindo as estruturas: “SE causa ... ENTÃO efeito”. Essa etapa deve ser executada com muita cautela, para que se obtenha uma ARA consistente e que de fato represente a real situação da organização estudada. Para auxiliar nessa fase pode ser utilizada a árvore de referência do PDP. Para a elaboração gráfica da árvore sugere-se a utilização do software gerador de grafos yED por ser um software livre e gratuito (www.yed.com).

Identificar as oportunidades de melhoria: A ARA deve ser utilizada para a identificação de oportunidades buscando projetos de melhoria que ataquem, principalmente, as causas raízes da ARA, de modo que em única proposta se esteja buscando minimizar o maior número de problemas possíveis. Os projetos de melhoria devem ser inseridos na árvore e associados aos EIs que eles buscam atacar. Como apoio à esta fase foi compilado um portfólio de oportunidades de melhoria do PDP. Esse portfólio contém 31 oportunidades de melhoria e para cada oportunidade são descritas seus objetivos, entregas mínimas e os efeitos indesejáveis que a oportunidade busca minimizar o efeito.

Avaliar diagnóstico e portfólio de projetos: Construída a ARA e identificadas as oportunidades de melhorias, esses resultados devem ser apresentadas à equipe do PDP e outros interessados. O objetivo dessa fase é propiciar uma discussão sobre os problemas e oportunidades de melhoria no processo. Vale ressaltar que podem ser identificados novos efeitos e novas relações causais na árvore apresentada, bem como sugeridos novos projetos de melhoria. Para auxiliar nessa fase pode ser utilizado portfólio de projetos de melhoria do PDP.

Priorizar projetos de melhoria: As oportunidades de melhoria devem ser priorizadas por uma equipe multifuncional. O objetivo é estabelecer uma forma sistemática de se priorizar os projetos para que a tomada de decisão seja transparente para a equipe do PDP. Para isso alguns critérios devem-se definidos e utilizados para avaliar os projetos de melhoria. Para apoiar essa fase, foi desenvolvida uma ferramenta para seleção de projetos de melhoria (SPM). A ferramenta contém critérios e regras de priorização.

Para outras informações pode ser consultada a tese: Método de diagnóstico e identificação de oportunidades de melhoria do processo de desenvolvimento de produtos utilizando um padrão de recorrência de efeitos indesejados.

Autores: Janaina M H Costa, Henrique Rozenfeld

Co-autores: Creusa Sayuri Tahara do Amaral, Ramon Faganello Fachini, Rafael Querino de Souza e Fernanda Wurmli