Introdução

Existem muitas ferramentas, métodos e software que podem ser utilizados como suporte ao gerenciamento do processo de desenvolvimento de produto. A aplicação de ferramentas e métodos são fatores importantes para a melhoria contínua do PDP. Contudo, a seleção destas práticas depende de decisões que estão associadas a duas questões: (1) a adoção ou (2) difusão dessas ferramentas. A adoção está relacionada com a decisão de se usar ou não uma determinada ferramenta. Por outro lado, a difusão está associada ao número de empresas que já tem vem adotando determinada ferramenta. (CHAI, 2006, NIJSSEN & FRAMBACH, 2000). Nijssen and Frambach (2000) concluem que uma empresa pode obter ajuda (por exemplo, de consultorias ou de agências de pesquisa de Mercado) para selecionar uma ferramenta adequada e também para saber como utilizá-la. Assim, embora para grandes empresas seja possível contratar consultorias para avaliar e indicar soluções mais viáveis e ajustadas aos requisites da empresa, esse caminho não é tão simples para as PMEs. Uma vez que em geral elas não dispõem de capital financeiro suficiente para pagar por consultorias externas, mas também têm necessidades por ferramentas que sejam adequadas à sua realidade, ou seja, em termos de custo, requisitos culturais e tecnológicos.

Oportunamente, uma grande quantidade de softwares livres e gratuitos podem ser utilizados para auxiliar o PDP das empresas. Assim, as PMEs podem obter vantagens utilizando essas ferramentas, desde que faça a escolha mais adequada. Esse fato reforça a necessidade de um método de apoio para esse processo de decisão.

Definições

O método proposto nesse trabalho está ilustrado na figura 1 e pode ser dividido e 4 fases.

Figura 1: Método de seleção e análise de software

A primeira fase desse método tem como finalidade auxiliar na elaboração da lista de requisitos da empresa. Esses requisitos específicos da empresa são obtidos por meio de entrevistas com as pessoas que estão relacionadas com as atividades para as quais está se buscando apoio (ou áreas de conhecimento vinculadas ao PDP). Contudo, uma PME pode não ser capaz de definir adequadamente todos esses requisitos. Como apoio à essa fase, o MSAS propõe uma consulta a bases de dados que contenham exemplos de consolidação de requisitos tais como a análise das melhores práticas de modelos de referência, pois elas podem indicar alguns requisitos. O conhecimento empírico é outra fonte de consulta, tais como: jornais especializados, web sites e relatos de casos em revistas. Essa investigação auxilia as empresas em preparar uma lista inicial de requisitos. Os requisitos dessa fase são verificados no Gate 1, cujo objetivo é avaliar se a quantidade e a qualidade dos requisitos definidos são suficientes para se passar para a próxima fase. Se não, é necessário retornar ao processo de especificação dos requisitos consultando de modo complementar as diversas fontes de dados.

O objetivo da segunda fase é produzir critérios que serão utilizados na avaliação do software. Para isso, duas atividades foram consideradas: a primeira foi analisar o PDP da empresa em busca de outros requisitos específicos, os quais são fundamentais para que a seleção do software seja eficiente e eficaz (por exemplo, linguagem de programação, base de dados, sistema operacional, etc.). A outra atividade é a de definição de prioridades para os requisitos. Essa atividade deve ser conduzida a partir de entrevistas com o maior número possível de colaboradores da empresa. A partir da entrevista é possível definir o grau de importância de cada requisito para a empresa (vinculados a diversas áreas e com nível operacional diferentes, por exemplo: um gerente de vendas, um desenvolvedor, um gerente de marketing, etc.) e ainda proporciona a oportunidade das pessoas participarem do processo de seleção do software, vinculando a esse o seu compromisso, já que serão os futuros usuários do software. Os graus de importância (GI) variam de 0 (nenhum importância), 0,1 (pouco importante), 0,6 (importância média) e 1 (importante). Essa atividade é muito importante na aplicação do método para garantir o apoio dos colaboradores na fase de implantação do software selecionado. Esse procedimento customiza o processo de seleção de software para as reais necessidades da empresa. O resultado dessa fase, que é verificado no Gate 2, é uma lista de critérios, ponderados pelo grau de importância, que serão a base para a busca e avaliação dos softwares.

A fase 3 tem foco na busca sistematizada em bases de dados na web para encontrar os softwares que atendam aos critérios especificados (veja figura 1). Assim, nessa fase da pesquisa é importante que sejam vinculadas ao processo de busca palavras chaves bem ajustadas ao software. Nessa busca, muitos softwares são excluídos por não atenderem aos requisitos já definidos. Esses dados devem ser registrados de modo organizado em uma planilha, descrevendo tanto quanto possível os requisitos que estão presentes e aqueles que não estão e principalmente o motivo da eliminação do software da lista final.

O principal resultado dessa fase é uma lista consistente de software que serão instalados para uma avaliação mais detalhada. O Gate 3 é uma verificação para garantir a consistência da lista, que servirá como base para a seleção final do software. Se por acaso algum software importante (muito difundido ou adotado) ficar fora dessa lista, todo o trabalho de avaliação não terá a eficiência requerida.

A meta da fase 4 é avaliar em profundidade a lista de software definida na fase anterior. Nessa fase, podem-se consultar relatórios disponíveis na web sobre comparações de software de modo que possam ser utilizados como informações adicionais. Essa etapa pode requerer o conhecimento de pessoal técnico para a instalação dos software e configuração do sistema. Esse envolvimento garante que o processo de avaliação será conduzido de modo satisfatório. Todos os critérios devem ser considerados na avaliação e notas (N) devem ser atribuídas para cada um deles, considerando as seguintes possibilidades: 0 não atende ao critério, 3 atende parcialmente e 5 atende completamente. Assim que a avaliação for concluída, a comparação dos softwares pode ser iniciada. O grau de importância dado aos critérios, como definido na fase 2, serão utilizados para ponderar a importância do critério na nota final de cada software de acordo com a seguinte expressão:

Nota final = Soma (N*GI)/nr

nr = quantidade total de critérios

N = Nota dada ao critério

GI = Grau de importância

Finalmente uma lista com a classificação dos softwares é definida e serve como referência para a decisão de qual software deve ser implantado. Essa decisão é validada no gate 4 de modo a verificar se estão de acordo com a estratégia e política da empresa.

Resultados importantes

Como conseqüência, a lista de software encontrada foi mais consistente em relação à quantidade e a variedade.

Um segundo ponto relevante foi que a análise das melhores práticas elaborada na lista de requisitos, pela própria empresa, contribuiu para melhorar o PDP porque durante a implantação do software algumas melhores práticas podem ser incorporadas na nova rotina, conseqüentemente melhorando o processo.

Outro resultado do método proposto é que ele customiza o processo de seleção do software pelo usuário. O grau de importância de cada critério foi baseado no nível de maturidade do PDP. Assim, esta customização racionalizou o processo de tomada de decisão.

As empresas minimizaram o risco de selecionar um software que parecesse ser a melhor escolha pelas suas muitas funcionalidades, mas que poderia ser inadequado para a capacidade técnica e de recursos humanos da empresa. Adicionalmente, isso proporcionou mais chances de sucesso na implantação pela redução de possíveis barreiras (por exemplo, rotinas inadequadas, deficiência de informação e incapacidade técnica).

Outro benefício percebido foi que o método agiu como um guia para também promover a melhoria do PDP, proporcionando aos colaboradores o senso de confiança e otimismo com o resultado da seleção. Uma das razões para essa atitude positiva por parte dos colaboradores foram: eles compreenderam as necessidades para a implantação de uma nova ferramenta; participaram na definição da importância dos critérios e certamente essa ponderação foi essencial para a seleção final do software; garantiu o compromisso desses colaboradores para a melhoria do PDP com o uso das novas ferramentas.

O uso de software livres em pequenas empresas de base tecnológica tem provado ser uma solução prática quando se ajustam às suas necessidades. Podem ser customizados para melhor atender aos requisitos da empresa, já que disponibilizam o código fonte.

(1) A aplicação de software de CRM para PDP sob encomenda é importante, pois os primeiros requisitos e especificações aparecem durante a fase de venda;

(2) Os sistemas de PM mais conhecidos são de marcas proprietárias. Eles têm características suficientes para auxiliar a maioria dos projetos de gestão do ciclo de vida. Contudo, o alto custo para aquisição de licenças, a dificuldade para a customização, treinamentos e necessidade de apoio técnico dificultam sua difusão. Por outro lado, software de gestão de projetos gratuitos mostraram-se maduros suficientes para atender as necessidades das pequenas e médias empresas;

(3) Os software de gestão de conteúdo (CM) facilitam a visualização do PDP na internet e também podem ser usados como um sistema de gerenciamento de documentos;

(4) Os modelos de referência são importantes para orientar os projetos de melhoria do PDP e garantir uma linguagem comum entre os membros da rede; e

(5) A interação entre os colaboradores da empresa durante o processo de seleção dos software contribuiu para que a fase de implantação corresse menos riscos.

O método proposto pode ser aplicado em conjunto com uma sistemática de métodos de gestão de mudanças relacionados com uma ampla abordagem de BPM e a implantação de uma solução de PDP integrada a uma arquitetura de PLM.

Publicações importantes e referências citadas na descrição

COSTA, J. M. H, AMARAL, C.S.T, ROZENFELD, H. Method of analyzing and selecting software to support npd process management: experiences and lessons learned. 15 International Product Development Management Conference, IPDMC, Hamburg, Germany, 29 de junho e 1 julho de 2008.